Aanvullende privacyverklaring bezoekers, deelnemers activiteiten en leden van het kerkgenootschap

Het Leger des Heils streeft na om persoonsgegevens zo te verwerken en te beheren dat uw privacy wordt gewaarborgd. In deze privacyverklaring leggen we u graag uit hoe we dat doen. In alle gevallen houdt het Leger des Heils zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze privacyverklaring is een samenvatting van het Privacyreglement Kerkgenootschap Leger des Heils.

Deze privacyverklaring is in de eerste plaats van toepassing op:

  • leden van het kerkgenootschap;
  • vrijwilligers van het kerkgenootschap;
  • hulpvragers van het kerkgenootschap;
  • deelnemers aan activiteiten van het kerkgenootschap;
  • iedere vorm van verwerking van de in het eerste lid genoemde persoonsgegevens, ongeacht of deze gegevens mondeling, op papier, via e-mail of anderszins digitaal door middel van foto, video of audio worden verwerkt.

Ontvangen van persoonsgegevens

Het Leger des Heils ontvangt en verwerkt persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze website, diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Afhankelijk van het doel, verwerken wij een of meerdere van onderstaande persoonsgegevens:

  • naam, adres en woonplaats betrokkenen;
  • ingangsdatum lidmaatschap of deelname;
  • rang (alleen bij officieren);
  • geboortedatum betrokkenen;
  • geslacht en burgerlijke staat;
  • telefoonnummer(s);
  • e-mailadres;
  • data huisbezoeken en pastorale gesprekken;
  • bezoekfrequentie samenkomsten;
  • deelname aan activiteiten (deelnemerslijsten);
  • kopie aanstellingen;
  • kopie Verklaringen Omtrent Gedrag;
  • eventuele correspondentie;
  • eventuele gespreksverslagen;
  • eventuele overlijdensdatum, uitschrijvingsdatum of afnamedatum;
  • eventuele reden van uitschrijving of afname;
  • eventuele overplaatsingsdatum en plaats waarnaar wordt overgeschreven.

Daarnaast worden de volgende bijzondere persoonsgegevens vastgelegd:

  • krijgsartikelen en bewijzen van inschrijving (m.u.v. die voor officieren);
  • gezinssamenstelling;
  • relatie tot het Kerkgenootschap (lid, bezoeker, deelnemer);
  • eventuele dieëtgegevens (alleen indien relevant);
  • laatste wilsbeschikkingen.

Deze gegevens worden vastgelegd om op een goede manier invulling te geven aan de geloofsgemeenschap. Wij verwerken alleen die gegevens die wij nodig hebben om onze rol als kerkgenootschap (inclusief al onze sociaal-maatschappelijke activiteiten) naar behoren te kunnen vervullen. De volledige lijst met gegevens die wij kunnen verwerken, vindt u in ons Privacyreglement Kerkgenootschap Leger des Heils.

Verwerkingsdoel en rechtmatige grondslagen

Het Kerkgenootschap verwerkt persoonsgegevens van de betrokkenen, met als doel zo goed mogelijk invulling te kunnen aan zijn ‘kerk-zijn’ in de brede zin. Dat wil zeggen met inbegrip van al zijn kernfuncties zoals evangelisatie, geestelijke groei, dienstbaarheid en verbondenheid.

Als grondslag voor de verwerking van de genoemde persoonsgegevens geldt gerechtvaardigd belang.

Beveiliging en toegang

Het kerkgenootschap treft als verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming  alle voorzieningen:

  1. ter bevordering van de transparantie, juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die op grond van dit reglement worden verwerkt;
  2. die nodig zijn om de in het bestand opgenomen persoonsgegevens te beveiligen;
  3. om er voor te zorgen dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan nodig is voor de genoemde doelen en dat zij niet voor andere doelen worden gebruikt.

Het kerkgenootschap treft de noodzakelijke maatregelen met betrekking tot de beveiliging van de onder andere apparatuur, programmatuur en de gegevens waarmee de persoonsregistratie(s) wordt/worden gevoerd. Alleen daartoe geautoriseerde personen hebben toegang tot persoonsgegevens. Digitale gegevens zijn beveiligd door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord. Papieren dossiers worden bewaard in afsluitbare kasten waartoe alleen bevoegde personen toegang hebben.

Recht op aanpassing, inzage en verwijdering

Inzage
heeft het recht op inzage in/of afschrift van uw persoonsgegevens voor zover die betrekking hebben op uzelf.
De inzage of afschrift kan worden geweigerd wanneer:

  • de persoonlijke levenssfeer van een ander wordt geschaad;
  • ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen;
  • de hulpverlener door het verstrekken van inlichtingen of de inzage in strijd handelt met de zorg die een goed hulpverlener in acht zou moeten nemen.

Aanpassing en verwijdering
U kunt wijzigingen in uw persoonsgegevens doorgeven via uw korpsofficier of contactpersoon van de activiteit waaraan u deelneemt. U kunt schriftelijk verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen of af te schermen wanneer deze feitelijk onjuist zijn, niet dienen voor het doel van de verwerking of in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het kerkgenootschap informeert u binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of en in welke mate aan het verzoek kan worden voldaan. Wanneer niet voldaan wordt aan het verzoek zal hiervoor een reden worden gegeven.

Kerkgenootschap Leger des Heils
t.a.v. Privacy Officer
Postbus 3006
1300 EH Almere

Stuur met uw verzoek een kopie van uw identiteitsbewijs mee, zo kunnen we uw identiteit verifiëren. Vergeet niet om op de kopie uw pasfoto en BSN af te schermen. Dit ter bescherming van uw privacy.

Niet in alle gevallen kunnen wij uw verzoek voor verwijdering uitvoeren. Bijvoorbeeld omdat de wet voorschrijft dat wij bepaalde gegevens moeten bewaren. Als we geen gehoor geven aan uw verzoek, verneemt u van ons uiteraard de reden.

Bewaartermijnen

Gegevens van kerkelijke leden worden in beveiligde systemen zichtbaar bewaard zolang zij aan het Leger des Heils verbonden zijn. Persoonsgegevens van uitgeschreven, afgenomen of overleden leden worden onzichtbaar gemaakt in de centrale systemen en zodanig bewaard dat deze alleen zichtbaar zijn de centrale beheerder. Wanneer door betrokkene een verzoek om vernietiging wordt gedaan, kunnen de gegevens door de centrale beheerder definitief worden verwijderd.

Vragen en klachten

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Heeft u een vraag of klacht over naleving van dit reglement? Neem dan contact op via:
Contactformulier ‘Vragen en klachten privacy’
of
Leger des Heils
t.a.v. Privacy Officer
Postbus 3006
1300 EH Almere

Functionaris Gegevensbescherming

Hieronder vindt u de contactgegevens van onze Functionaris Gegevensbescherming:
fg@legerdesheils.nl
of
Leger des Heils
t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 3006
1300 EH Almere

Wijzigingen privacyverklaring

Het Leger des Heils behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Controleer daarom regelmatig onze privacyverklaring voor mogelijke veranderingen in ons beleid.

Juni 2018, versie 1.1