Aanvullende privacyverklaring medewerkers, officieren en vrijwilligers

Het Leger des Heils streeft na om persoonsgegevens zo te verwerken en te beheren dat uw privacy wordt gewaarborgd. In deze privacyverklaring leggen we u graag uit hoe we dat binnen het Leger des Heils doen. In alle gevallen houdt het Leger des Heils zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze aanvullende privacyverklaring vormt een geheel met de algemene privacyverklaring van het Leger des Heils. Deze privacyverklaring is een samenvatting van het Privacyreglement Medewerkers Leger des Heils.

Toepassing

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

  • het Leger des Heils: Stichting Leger des Heils Welzijns- en Gezondheidszorg, Stichting Leger des Heils Jeugdbescherming & Reclassering, Stichting Leger des Heils Dienstverlening, Stichting Leger des Heils ReShare en Kerkgenootschap Leger des Heils;
  • iedere verwerking van persoonsgegevens van medewerkers, officieren, vrijwilligers en ingeschakelde derden;
  • iedere vorm van verwerking van de hiervoor genoemde persoonsgegevens, ongeacht of deze gegevens mondeling, op papier, via e-mail of anderszins digitaal door middel van foto, video of audio worden verwerkt.

Ontvangen van persoonsgegevens

Het Leger des Heils ontvangt en verwerkt persoonsgegevens doordat u heeft gesolliciteerd en/of werkt voor het Leger des Heils. De meeste gegevens hebben wij rechtstreeks van u gekregen. U kan hierbij denken aan uw contactgegevens, uw informatie over uw arbeidsverleden en over uw functioneren. Deze gegevens hebben wij nodig om onze rechten en plichten als werkgever uit te voeren en om onze wettelijke plichten na te komen. Als u weigert deze gegevens te verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om in dienst te treden bij het Leger des Heils. Afhankelijk van het doel, verwerken wij een of meerdere van onderstaande persoonsgegevens.

Sollicitanten en vrijwilligers

  • uw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en andere gegevens die wij nodig hebben om met u te kunnen communiceren, zoals uw e-mailadres;
  • uw bankrekeningnummer (voor verstrekking van vergoedingen, bijvoorbeeld voor gemaakte reiskosten);
  • gegevens als bedoeld onder het eerste bolletje, van de ouders, voogden of verzorgers van jou als je minderjarig bent;
  • gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
  • gegevens over de functie waarnaar je solliciteert;
  • gegevens betreffende de aard en inhoud van jouw huidige baan, en gegevens over de beëindiging van die huidige baan;
  • gegevens over de aard en inhoud van de vorige banen die je hebt gehad en over de beëindiging van die banen;
  • andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door jou zijn verstrekt of die jou bekend zijn;
  • andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.

Daarnaast worden de volgende bijzondere persoonsgegevens vastgelegd:

  • etnische gegevens;
  • gegevens over religie en levensovertuiging.

Deze gegevens worden alleen vastgelegd voor één of meer van onderstaande doelen:

  • de beoordeling van uw geschiktheid voor een functie die beschikbaar is of kan komen;
  • de afhandeling van de door u in het kader van het sollicitatietraject gemaakte onkosten;
  • de afhandeling van de door u in het kader van het vrijwilligerswerk gemaakte onkosten;
  • de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
  • de uitvoering of toepassing van een wet.

De volledige lijst met gegevens die wij kunnen verwerken vindt u in ons privacyreglement.

Medewerkers
Afhankelijk van het doel, verwerken wij een of meerdere van onderstaande persoonsgegevens:

  • uw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en andere gegevens die wij nodig hebben om met u te communiceren, zoals uw e-mailadres;
  • uw bankrekeningnummer;
  • een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder het eerste bolletje;
  • gegevens als bedoeld onder het eerste bolletje, van uw ouders, voogden of verzorgers als u minderjarig bent;
  • gegevens over door u gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
  • gegevens over uw functie of uw voormalige functie en gegevens over de aard, de inhoud en de beëindiging van uw arbeidsovereenkomst;
  • gegevens met het oog op de administratie van uw aanwezigheid op de plaats waar de werkzaamheden worden verricht;
  • gegevens met het oog op de administratie van uw afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte;
  • gegevens die in uw belang worden opgenomen met het oog op uw arbeidsomstandigheden;
  • gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van uw salaris, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan u of ten behoeve van u;
  • gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van u;
  • gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde. Het kan hierbij (voor zover relevant) ook gaan om gegevens over uw gezinsleden en voormalige gezinsleden;
  • gegevens met het oog op (het organiseren van) de personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding, voor zover die gegevens bij jou bekend zijn;
  • gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.

Daarnaast worden de volgende bijzondere persoonsgegevens vastgelegd:

  • etnische gegevens;
  • medische gegevens;
  • gegevens over religie en levensovertuiging;
  • Verklaring Omtrent Gedrag.

Deze gegevens worden alleen vastgelegd voor één of meer van onderstaande doelen:

  • het geven van leiding aan jouw werkzaamheden;
  • de behandeling van personeelszaken;
  • het berekenen, vastleggen en betalen van uw salaris, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan u of ten behoeve van u;
  • het ten behoeve van u berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies;
  • een voor u geldende arbeidsvoorwaarde;
  • de personeelsadministratie;
  • het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met het einde van uw arbeidsovereenkomst;
  • de overgang van u naar of uw tijdelijke tewerkstelling bij een van de andere entiteiten van het Leger des Heils;
  • het verlenen van ontslag;
  • het innen van vorderingen, waaronder het in handen van derden stellen van vorderingen (bijvoorbeeld een incassobureau of een deurwaarder);
  • uw opleiding;
  • de bedrijfsmedische zorg die voor u van toepassing is;
  • het bedrijfsmaatschappelijk werk;
  • de verkiezing van de leden van een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging;
  • het opstellen van een lijst van data van verjaardagen van werknemers en andere feestelijkheden en gebeurtenissen;
  • de administratie van de personeelsvereniging en van de vereniging van oud-personeelsleden;
  • de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
  • het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
  • de uitvoering of toepassing van een andere wet.

De volledige lijst met gegevens die wij kunnen verwerken, vindt u in ons privacyreglement.

Verwerkingsdoel en rechtmatige grondslagen

Het Leger des Heils behandelt persoonsgegevens vertrouwelijk en zorgvuldig. Het Leger des Heils verwerkt persoonsgegevens in verband met de volgende categorieën doelen:

  1. Het zo goed mogelijk invulling geven aan de rol als werkgever en uitvoering geven aan de arbeids- of vrijwilligersovereenkomst;
  2. Een verantwoorde bedrijfsvoering, waaronder het kunnen voldoen aan wettelijke taken of verplichtingen;
  3. Het ontwikkelen en uitvoeren van beleid.

In noodsituaties, bijv. in het geval van een levensbedreigende situatie, kan een beroep worden gedaan op de grondslag van bescherming van vitaal belang voor de betrokkene of van een derde. Verwerkingen die niet onder bovenstaande verwerkingsgrondslagen vallen kunnen alleen worden uitgevoerd na ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene.

Beveiliging en toegang

Het Leger des Heils treft als verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming alle voorzieningen:

  1. ter bevordering van de transparantie, juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die op grond van dit reglement worden verwerkt;
  2. die nodig zijn om de in het bestand opgenomen persoonsgegevens te beveiligen;
  3. om ervoor te zorgen dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan nodig is voor het doel waarvoor zij worden verzameld en dat zij niet voor andere doelen worden gebruikt.

Het Leger des Heils treft de noodzakelijke maatregelen met betrekking tot de beveiliging van de onder andere apparatuur, programmatuur en de gegevens waarmee de persoonsregistratie(s) wordt/worden gevoerd. Alleen daartoe geautoriseerde personen hebben toegang tot persoonsgegevens. Digitale gegevens zijn beveiligd door middel van gebruikersnaam en wachtwoord. Papieren dossiers worden bewaard in afsluitbare kasten waartoe alleen bevoegde personen toegang hebben.

Recht op aanpassing, inzage en verwijdering

Inzage
kunt sommige van uw persoonsgegevens wijzigen via Mijn InSite of als dat niet mogelijk is bij uw leidinggevende. U heeft het recht op inzage in/of afschrift van uw persoonsgegevens voor zover die betrekking hebben op uzelf (met uitzondering van eventuele persoonlijke aantekeningen van uw leidinggevenden en anderen).

Aanpassing en verwijdering
kunt schriftelijk verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen, wanneer deze feitelijk onjuist zijn, niet dienen voor het doel van de verwerking of in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt (let wel: u kunt niet een functionerings-,  beoordelings- of ander gespreksverslag laten corrigeren als u het daarmee oneens bent. U kunt dan wel een verklaring opstellen die u aan uw personeelsdossier kunt laten toevoegen).

In bepaalde gevallen kunt u schriftelijk verzoeken om uw gegevens te laten verwijderen. Let wel: wij hoeven hier geen gehoor aan te geven wanneer wij bij het (langer) bewaren van uw gegevens nog een gerechtvaardigd belang hebben, wanneer dit nodig is in verband met de uitvoering van uw arbeidsovereenkomst of om te voldoen aan een wettelijke plicht of op basis van een andere in de wet genoemde reden. In bepaalde gevallen kunt u schriftelijk verzoeken om de gegevens die wij van u verwerken te laten ‘beperken’. Let wel: wij streven er naar zo min mogelijk data te verzamelen (dataminimalisatie).

Als u toestemming hebt gegeven voor het gebruik van uw gegevens (zoals voor het gebruik van uw foto op een wie-is-wie pagina of op onze website), kunt u die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van uw gegevens.

Het Leger des Heils informeert u binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of en in welke mate aan het verzoek kan worden voldaan. Niet in alle gevallen kunnen wij uw verzoek voor verwijdering uitvoeren. Bijvoorbeeld omdat de wet voorschrijft dat wij bepaalde gegevens moeten bewaren. Als we geen gehoor geven aan uw verzoek, verneemt u van ons uiteraard de reden. Uw verzoek kunt u schriftelijk doen via:

HRM Dienstverlening
t.a.v. de heer J. Slob
Postbus 3006
1300 EH Almere

Bewaartermijnen

Het Leger des Heils bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor we ze gebruiken. Voor zover die er zijn nemen wij de wettelijke bewaartermijnen in acht. Gegevens kunnen door ons langer bewaard worden wanneer het Leger des Heils daar een gerechtvaardigd belang bij heeft (bijvoorbeeld wanneer er een juridische procedure loopt of is aangekondigd en wij ons moeten kunnen verweren).

Vragen en klachten

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Heeft u een vraag of klacht over naleving van dit reglement? Neem dan contact op via:
Contactformulier ‘Vragen en klachten privacy’
of
Leger des Heils
t.a.v. Privacy Officer
Postbus 3006
1300 EH Almere

Functionaris Gegevensbescherming

Hieronder vindt u de contactgegevens van onze Functionaris Gegevensbescherming:
fg@legerdesheils.nl
of
Leger des Heils
t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 3006
1300 EH Almere

Wijzigingen privacyverklaring

Het Leger des Heils behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Controleer daarom regelmatig onze privacyverklaring voor mogelijke veranderingen in ons beleid.

Juni 2018, versie 1.1