Aanvullende privacyverklaring clienten en deelnemers

Het Leger des Heils streeft na om persoonsgegevens zo te verwerken en te beheren dat uw privacy wordt gewaarborgd. In deze privacyverklaring leggen we u graag uit hoe we dat binnen Leger des Heils Welzijns- & Gezondheidszorg (W&G) en Leger des Heils Jeugdzorg en Reclassering (LJ&R) doen. In alle gevallen houdt het Leger des Heils zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze aanvullende Privacyverklaring vormt een geheel met de algemene Privacyverklaring van het Leger des Heils. Deze aanvullende Privacyverklaring is een samenvatting van het Privacyreglement Cliënten Stichting Leger des Heils Welzijns- en Gezondheidszorg.

Toepassing

Deze privacyverklaring is in de eerste plaats van toepassing op:

  • alle werkeenheden van Leger des Heils W&G/LJ&R en op iedere verwerking van persoonsgegevens van cliënten van Leger des Heils W&G/LJ&R;
  • iedere vorm van verwerking van de in het eerste lid genoemde persoonsgegevens, ongeacht of deze gegevens mondeling, op papier, via email of anderszins digitaal door middel van foto, video of audio worden verwerkt.

Ontvangen van persoonsgegevens

Het Leger des Heils ontvangt en verwerkt persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze website, diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Afhankelijk van het doel, verwerken wij een of meerdere van onderstaande persoonsgegevens:

  • naam, adres, woonplaats deelnemer;
  • verwanten - wettelijke vertegenwoordiger - mentor/curator/bewindvoerder;
  • identificerende persoonsgegevens (geboortedatum, BSN);
  • verzekeringsgegevens;
  • financiële gegevens;
  • gegevens inzake adoptie;

Daarbaast worden de volgende bijzondere persoonsgegevens vastgelegd:

  • etnische gegevens;
  • gegevens over religie en levensovertuiging;
  • gegevens huisarts/tandarts;
  • gezondheids-/medische gegevens;
  • justitiële documentatie/status/geschiedenis;
  • strafrechtelijke gegevens dan wel strafrechtelijk verleden.

Deze gegevens worden vastgelegd om het geven van kwalitatief goede zorg mogelijk te maken. Wij verwerken alleen die gegevens die wij nodig hebben om onze rol als zorgorganisatie (inclusief al onze sociaal-maatschappelijke activiteiten) naar behoren te kunnen vervullen. De volledige lijst met gegevens die wij kunnen verwerken, vindt u in ons privacyreglement.

Verwerkingsdoel en rechtmatige grondslagen

Leger des Heils behandelt persoonsgegevens vertrouwelijk en zorgvuldig. Het Leger des Heils verwerkt persoonsgegevens in verband met de volgende doelen:

  1. het zo goed mogelijk invulling geven aan de zorg- en dienstverlening;
  2. een verantwoorde bedrijfsvoering, waaronder het kunnen voldoen aan wettelijke taken of verplichtingen;
  3. het ontwikkelen van beleid;
  4. het doen van wetenschappelijk onderzoek.

Voor de zorg- en hulpverlening in het vrijwillig kader komt het Leger des Heils in de meeste gevallen een Zorg- en Dienstverleningsovereenkomst (ZDO) met deelnemers overeen. In dit geval geldt als grondslag dat verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. In geval van zorgmijdende deelnemers tekenen deze deelnemers in een later stadium als een situatie zich voordoet dat zorgmijder alsnog zorg accepteert en bereid is tot ondertekening.

Voor zorg- en hulpverlening hanteert het Leger des Heils geen Zorg- en Dienstverleningsovereenkomst in situaties van bijvoorbeeld bemoeizorg, zorgmijders (zolang geen ZDO ondertekend is), Jeugdzorg, laagdrempelige opvang (LDO) en Bij Bosshardt. In dit geval geldt als grondslag dat verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de vervulling van de taak van algemeen belang die aan het Leger des Heils is toevertrouwd of de bescherming van de vitale belangen van degenen op wie deze zorg is gericht. Voorwaarde voor toepassing van deze grondslagen is dat er altijd gestreefd wordt naar het sluiten van een ZDO met de betrokkene en dat de betrokkene, indien mogelijk, vooraf geïnformeerd wordt over de gegevensverwerking.

Voor de begeleiding en dienstverlening in het gedwongen kader hanteert het Leger des Heils een gerechtelijk schrijven zoals bij de uitvoering van Reclasserings- en Jeugdbeschermingstaken. In dit geval geldt als grondslag dat verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor het nakomen van een wettelijke verplichting.

In noodsituaties, bijv. in het geval van een levensbedreigende situatie, kan een beroep worden gedaan op de grondslag van bescherming van vitaal belang voor de betrokkene of van een derde.

Verwerkingen die niet onder bovenstaande verwerkingsgrondslagen vallen kunnen alleen worden uitgevoerd na ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene.

Beveiliging en toegang

Leger des Heils W&G/LJ&R treft als verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming  alle voorzieningen:

  1. ter bevordering van de transparantie, juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die op grond van dit reglement worden verwerkt;
  2. die nodig zijn om de in het bestand opgenomen persoonsgegevens te beveiligen;
  3. om ervoor te zorgen dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan nodig is voor doelen waarvoor zij zijn verzameld en dat zij niet voor andere doelen worden gebruikt.

Leger des Heils W&G/LJ&R treft de noodzakelijke maatregelen met betrekking tot de beveiliging van onder andere apparatuur, programmatuur en de gegevens waarmee de persoonsregistratie(s) wordt/worden gevoerd. Alleen daartoe geautoriseerde personen hebben toegang tot persoonsgegevens. Digitale gegevens zijn beveiligd door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord. Papieren dossiers worden bewaard in afsluitbare kasten waartoe alleen bevoegde personen toegang hebben.

Recht op aanpassing, inzage en verwijdering

Inzage
U heeft het recht op inzage in/of afschrift van uw persoonsgegevens voor zover die betrekking hebben op uzelf. Een verzoek tot inzage van het dossier kan door u, of uw wettelijk vertegenwoordiger, worden ingediend bij uw behandelaar. De inzage of afschrift kan worden geweigerd:

  • wanneer de persoonlijke levenssfeer van een ander wordt geschaad;
  • ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen;
  • wanneer de hulpverlener door het verstrekken van inlichtingen of de inzage in strijd handelt met de zorg die een goed hulpverlener in acht zou moeten nemen.

Aanpassing en verwijdering
kunt Leger des Heils W&G/LJ&R schriftelijk verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen wanneer deze feitelijk onjuist zijn, niet dienen voor het doel van de verwerking of in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. U kunt ook schriftelijk verzoeken om vernietiging van uw persoonsgegevens tenzij hiermee belangen van anderen worden geschaad of wanneer deze moeten worden bewaard op grond van wettelijke voorschriften.

Leger des Heils W&G/LJ&R informeert u binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of en in welke mate aan het verzoek kan worden voldaan. Niet in alle gevallen kunnen wij uw verzoek voor verwijdering uitvoeren. Bijvoorbeeld omdat de wet voorschrijft dat wij bepaalde gegevens moeten bewaren. Als we geen gehoor geven aan uw verzoek, verneemt u van ons uiteraard de reden.

Uw verzoek kunt u schriftelijk indienen via:
Leger des Heils W&G/LJ&R
t.a.v. Privacy Officer
Postbus 3006
1300 EH Almere

Bewaartermijnen

Het Leger des Heils bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor we ze gebruiken. Gegevens van cliënten worden bewaard zolang deze nodig zijn voor de hulp en zorgverlening. Na afloop van deze termijn bewaren wij deze gegevens voor de tijd die wettelijk is voorgeschreven; in de regel, vijftien jaar na afloop van de behandeling.

Vragen en klachten

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Heeft u een vraag of klacht over naleving van dit reglement? Neem dan contact op via:
Contactformulier ‘Vragen en klachten privacy’
of
Leger des Heils
t.a.v. Privacy Officer
Postbus 3006
1300 EH Almere

Ook kunt gebruik maken van de reguliere klachtenregeling Leger des Heils Welzijns- & Gezondheidszorg: klachtenregeling W&G.

Functionaris Gegevensbescherming

Hieronder vindt u de contactgegevens van onze Functionaris Gegevensbescherming:
fg@legerdesheils.nl
of
Leger des Heils
t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 3006
1300 EH Almere

Wijzigingen privacyverklaring

Het Leger des Heils behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Controleer daarom regelmatig onze privacyverklaring voor mogelijke veranderingen in ons beleid.

Juni 2018, versie 1.1